Wypisywanie faktur vat to obowiązek każdego właściciela biznesu , niezależnie od modelu prowadzonej przezeń działalności, opodatkowania lub pozostałych czynników . W tym celu można wykorzystywać rozbudowane programy księgowe czy prostsze narzędzia, które równie dobrze realizują swoją rolę . Czym się kierować przy doborze oprogramowania do tworzenia faktur ?
Co musi być na fakturze vat ?
Są obowiązkowe dane i wartości, jakie trzeba umieścić na fakturze vat, aby była ona ważna . Tyczy to zarówno faktur papierowych, jak również elektronicznych , generowanych przez program do ich wystawiania. Ustawa o podatku od towarów i usług precyzuje, że faktura VAT koniecznie musi zawierać:
- datę wystawienia,
- numer jednoznacznie identyfikujący fakturę,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług, a także adresy stron,
- numer NIP podatnika, a także NIP nabywcy usług lub towarów,
- datę dokonania bądź zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi. Może być to również data otrzymania zapłaty, o ile różni się ona od daty wystawienia faktury,
- nazwy towarów lub usług,
- liczba dostarczonych towarów bądź zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
- wysokość wszelkich upustów lub obniżek cen netto,
- stawki podatku,
- wartość netto dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
- sumę wartości sprzedaży netto, podzieloną na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku oraz od nich zwolnioną,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto dzieloną na kwoty, które zostały objęte poszczególnymi stawkami podatku,
- kwotę należności ogółem.
W związku z liczbą niezbędnych danych , sporządzanie faktury VAT w edytorze tekstu dla każdego klienta z osobna , byłoby zajęciem długotrwałym , w dodatku obarczonym dużym ryzykiem pomyłki. Toteż poleca się wykorzystanie z narzędzia , jakim jest program do faktur vat. Na co zwrócić uwagę przy jego doborze?
Jakie wybrać oprogramowanie do fakturowania?
Przy wyborze oprogramowania przeznaczonego do wypisywania faktur VAT potrzebne jest zwrócenie uwagi na parę ważnych czynników:
- zgodność oprogramowania z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług . Może się zdarzyć, że obecny na rynku program nie spełnia jej wymogów - nie monitoruje tego żadna instytucja,
- aktualizacje - korzystanie z wielu darmowych programów może wiązać się z sytuacją , w której faktura VAT będzie wypisana wg starego wzoru. Co prawda zmiany w tej dziedzinie są raczej sporadyczne , ale wielu biznesmenom jest ciężko obserwować je wszystkie . Toteż tak istotne jest , by program uaktualniał się automatycznie, niezależnie od użytkownika.
- przejrzysty cennik - mnóstwo programów reklamuje się jako darmowe, w rzeczywistości wymusza uiszczanie wielu dodatkowych opłat , np. za ww. modyfikacje. Warto korzystać z programu, który ma na przykład. darmową wersję demonstracyjną oraz przejrzystą cenę pełnej wersji . Przykładem jest tu np. program do faktur VAT Rafsoft program do wystawiania faktur .
- rozszerzenia - przed wyborem programu do faktur warto zastanowić się, czy potrzebne jest jedynie podstawowe narzędzie, czy może cały program do prowadzenia księgowości . Naturalnie zaawansowane oprogramowanie nie zawsze jest potrzebne od razu, toteż warto sięgnąć po ofertę umożliwiającą rozszerzanie pierwszej wersji do bardziej rozwiniętej , posiadającej np. obsługę księgi przychodów i rozchodów lub pełnej księgowości. Jeśli zajdzie taka potrzeba, można łatwo zmienić pakiet.