Faktury VAT wystawia się z zamysłem zarejestrowania transakcji objętych podatkiem od towarów i usług. Tymczasem nie każdy przedsiębiorca jest zobligowany do rozliczania podatku VAT, gdyż przypada im ustawowe zniesienie. Jak w tej sytuacji wygląda kwestia fakturowania i czy istnieje ewentualność dokumentowania transakcji w odrębny sposób?
Faktura zwolniona z podatku VAT
Gdy klientem jest inny podmiot prowadzący aktywność gospodarczą, podatnicy wykluczeni z VAT muszą fakturować. Jeżeli odbiorca jest osobą nie prowadzącą aktywności gospodarczej, faktura zostanie wystawiona na jego życzenie. W przeciwnym razie do udokumentowania sprzedaży powinno się użyć paragonu. Faktury VAT dla podatników prawnie zwolnionych z podatku zgodnie z prawem wymieniają:
prawo, na podstawie której podatnikowi przysługuje zwolnienie z VAT,
przepisy, na podstawie których konkretna dostawa towarów lub usług korzysta ze zwolnienia,
przepis dyrektywy zwalniający z opodatkowania konkretną dostawę towarów.
Norm tych nie stosuje się w sytuacji, w których podatnicy są wyłączeni z VAT z uwagi na profil prowadzonej przez nich działalności. To znaczy, że sprzedawane przez niego produkty lub usługi są legalnie zwolnione z podatku. Faktury niezawierające podatku VAT nie zawierają także danych, że podatnicy są zwolnieni z podatku VAT, dlatego że nie przekroczyli limitu kwoty sprzedaży (obecnie w całości 200 000 PLN). Innymi słowy, jeżeli dana firma korzysta z subiektywnego zwolnienia program faktury z podatku VAT, nie trzeba o tym pouczać wykonawcy. Pozostałe elementy, jakie nie muszą być uwzględnione na fakturze bez podatku VAT to:
- numer NIP,
- numer VAT-UE,
- kwota podatku,
- stawka podatku.
Co musi posiadać faktura?
Faktury wystawiane przez podatników zwolnionych z VAT są praktycznie prawie identyczne, jak faktury aktywnych podatników VAT. Tak naprawdę, w przeciwieństwie do standardowych faktur, istnieje parę elementów, które nie są uwzględniane na lub muszą być wzięte pod uwagę na fakturach wystawianych przez podatników wystawiających faktury bez VAT. Kodeks o podatku od towarów i usług przejrzyście określa dodatkowo, jakie szczegóły muszą być uzamieszczone na na każdej fakturze. Przynależą do nich:
- data wypisania faktury,
- numer faktury,
- data dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi,
- nazwa odbiorcy,
- nazwę produktu lub usługi,
- liczbę produktów/ usług,
- cenę jednostkową,
- cena towarów lub usług.
Ważne jest to, że jeżeli na fakturze nie ma składników wymaganych przez przepisy i nieprawidłowo wystawiono fakturę, fakturę trzeba skorygować, bez względu na to, czy dostawa towarów czy świadczenie usług lub kontrahent korzysta ze zwolnienia z VAT.
Obowiązujące informacje oraz terminy
Faktura VAT oraz faktura bez VAT, co do zasady, powinna zostać wystawiona przez podmiot, który dokonuje dostawy towaru albo usługi. Nieraz jednakże fakturę może wystawić nabywca bądź jednostka upoważniona przez sprzedawcę. Należy również pamiętać o terminach wystawiania faktur, które wskazane są w ustawie o podatku od artykułów i usług. I w ten sposób faktura bez VAT musi być wystawiona do 15-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano transakcji. Dowód sprzedaży wolno wystawić zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej - w tym przypadku na dokumencie nie będzie widniał podpis wystawcy, co nie wywołuje nieważności faktury. W wypadku osób nie prowadzących aktywności gospodarczej transakcje sprzedaży utrwalane są z wykorzystaniem paragonów, zatem nie obowiązuje termin 15-go dnia następnego miesiąca na wystawienie faktury. Mimo to każdy właściciel firmy jest zobligowany wystawić fakturę na żądanie konsumenta. Wskazane jest pomnieć, że faktura dla osoby fizycznej obejmuje takie same czynniki, jak faktura dla firm.